La comunicación en la propiedad horizontal

Gran parte de los problemas que ocurren en la propiedad horizontal son causados por la falta de comunicación que existe entre los órganos de administración y los copropietarios. Por esta razón es muy fácil escuchar que se hable mal de los consejos de administración, de los contadores o de los administradores de los edificios o conjuntos, deteriorando las relaciones entre la copropiedad y la convivencia entre los integrantes de este órgano social.
Las propiedades horizontales todavía se manejan de una forma muy arcaica, donde la única tecnología  que existe es el control remoto del portón y la máquina de escribir del administrador, y de ahí los resultados de sus quehaceres. Hoy donde más de la mitad de la población utiliza como medio de comunicación el internet es necesario utilizar medios más actualizados para dar a conocer los quehaceres de la copropiedad. Hoy se hace obligatorio que los administradores conozcan los correos electrónicos de sus residentes para tenerlos informados en forma detallada de lo que pasa en el edificio; es necesario, si es posible, que la copropiedad tenga su propio dominio y con este medio pueda comunicar sus actas de asamblea, de consejo, sus informes de administración, de ejecución y financieros en forma trasparente; que los residentes tengan la oportunidad de expresar sus pensamientos en cuanto al desarrollo de la persona jurídica por medio de blogs o grupos de redes sociales; en fin, que la inspección permanente que nos otorga la ley en este tipo de comunidades se haga efectiva acorde con los sistemas actuales de comunicación.
Por la falta de aplicación de estos medios por parte del administrador a su gestión es que se desconoce lo que realizan los órganos de administración en la copropiedad, teniéndonos que preguntar sobre quién tiene la culpa: ¿el que critica porque no conoce o el que teniendo que comunicar no lo hace?

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CONJUNTO RESIDENCIAL-Publicación de listas de morosos
 
En relación con la publicación de lista de morosos, en las zonas comunes de la copropiedad, la Corte dijo que tal publicación no constituye, por sí misma, violación a los derechos al buen nombre y a la intimidad, por cuanto lo único que se da a conocer es un hecho cierto, la mora en el pago de cuotas de administración y este es un asunto que interesa a los demás habitantes de la copropiedad.

La señora XXXX, nos consulta sobre el procedimiento que debe adoptar, frente a un inquilino al que le arrendó un apartamento, y desde hace seis meses no cancela el arriendo ni los servicios públicos, pese a los continuos llamados y requerimientos de su parte.
A la amable lectora le manifestamos, que hoy por hoy existen una serie normas a las que se puede acudir dependiendo de lo que se persiga, para el caso planteado, conviene decir lo siguiente: A efectos del cobro de los cánones (arriendos) adeudados, servicios públicos, y cuotas de administración, si las hay, puede adelantar por intermedio de un abogado, un proceso ejecutivo ante un juez civil municipal, y dentro del mismo solicitar el embargo y secuestro de los bienes muebles o inmuebles tanto de el arrendatario, como los de sus coarrendatarios (popularmente conocidos como fiadores) siendo título ejecutivo el contrato de arrendamiento.
Pero si lo que se persigue es la restitución del inmueble, se pueden adoptar dos vías igualmente eficaces, de una parte al tenor de la ley 446 de 1998, sugiero solicitar una audiencia de conciliación, ante un centro de conciliación autorizado por el ministerio del interior y de justicia (en las universidades con facultad de derecho, son gratuitos estos servicios, se puede hacer directamente sin necesidad de abogado) para allí buscar un arreglo directo con el inquilino, sobre la entrega del inmueble, e igualmente sobre el pago de los dineros adeudados, en caso de celebrarse el acuerdo, el acta suscrita ante el centro de conciliación presta mérito ejecutivo, (igual al de una sentencia proferida por un juez) si el inquilino incumpliere con la entrega, sólo bastará la petición por parte del director del centro de conciliación, a un juez de la república para que proceda a decretar el desalojo del moroso, evitando así el proceso de restitución de mnmueble; de otro lado, si incumpliere con la obligación de pagar los dineros acordados, se podrá adelantar el proceso ejecutivo, como lo expresamos al principio, pero en este caso será título ejecutivo el acta de conciliación.
Finalmente, si no existiera acuerdo conciliatorio, por renuencia o no comparecencia del inquilino, se deberá adelantar el proceso de restitución de inmueble arrendado, teniendo en cuenta que la nueva ley de arrendamientos (ley 820 de 2003) estableció que dichos procesos deberán contar un trámite preferente, es decir los jueces deberán adoptar todas las medidas necesarias para que los mismos sean fallados prontamente, sin dilaciones injustificadas, pudiendo igualmente solicitar en este proceso, el embargo y secuestro de los bienes muebles o inmuebles de los coarrendatarios, para que estos sean garantía del pago de las sumas adeudadas, para lo cual será obligatorio iniciar el proceso ejecutivo ante el mismo juez de conocimiento, en este caso será título ejecutivo la sentencia judicial que decrete la entrega forzada del inmueble.
Como podemos ver, no existe una sola vía para hacer valer los derechos de los arrendadores, lo que si es importante sugerir a todos nuestros amables lectores, es que al momento de celebrar un contrato de arrendamiento, este siempre se haga constar por escrito, e igualmente se pidan unas garantías mínimas a los futuros arrendatarios, como son: contar con uno o varios coarrendatarios, preferiblemente con finca raíz o solvencia económica demostrada, esto a fin de evitar ser defraudado por los inquilinos morosos.


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​Funciones del administrador

​El administrador es el representante legal de la copropiedad y cuenta con facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, de manera que con sujeción a las leyes y a las costumbres civiles y mercantiles, reúne en si las funciones y atribuciones de gerente, tesorero, mandatario y depositario, susceptibles de ejercicio único o delegable parcialmente bajo su responsabilidad.
Según la Ley 675 del 2001 las siguientes son las funciones básicas para los administradores de Propiedad Horizontal:

• Convocar a la Asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos.
• Llevar bajo su responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.
• Poner en conocimiento de los propietarios y residentes, las actas de la Asamblea General y del Consejo de Administración, si lo hubiere.
• Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
• Llevar la contabilidad del edificio o conjunto.
• Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica, que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales, y destinarlos a los fines autorizados por la Asamblea General.
• Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos, de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el Reglamento de Propiedad Horizontal.
• Cobrar y recaudar cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas.
• Elevar a escritura pública y registrar las reformas al Reglamento de Propiedad Horizontal aprobadas por la Asamblea General de Propietarios, e inscribir ante la entidad los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
• Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
• Notificar a los propietarios de bienes privados, las sanciones impuestas en su contra por la Asamblea General o el Consejo de Administración, por incumplimiento de obligaciones.
• Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el Reglamento de Propiedad Horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la Asamblea General o el Consejo de Administración, una vez se encuentren ejecutoriadas.
• Expedir paz y salvo de cuentas con la Administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.

Las demás funciones previstas en la presente ley y en el Reglamento de Propiedad Horizontal, así como las que defina la Asamblea General de Propietarios.

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EL ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL

Definición:El administrador es el REPRESENTANTE LEGAL de la copropiedad, y para ese efecto tiene facultades de ejecución, conservacion, representación y recaudo, de manera que con sujeción a las leyes y a las costumbres civiles y mercantiles, reune en si las funciones y atribuciones de GERENTE, TESORERO, MANDATARIO, y DEPOSITARIO, suceptibles de ejercicio personal unico o delegable parcialmente bajo su responsabilidad.
PERFIL:
Antes de la Ley 675 de 2001, al no existir una definicion suficientemente clara del cargo, los "Administradores de Propiedad Horizontal" formaban un grupo heterogeneo, donde podiamos encontrar desde pensionados y amas de casa, sin ninguna preparacion previa, hasta profesionales especializados, por lo que no se podia hablar con propiedad de un "perfil" del cargo.
Ahora, no solo por las nuevas normas legales, (la ley exige que el administrador acredite su idoneidad para ejercer este cargo), sino porque la misma evolucion de la sociedad y de la propiedad horizontal han hecho indispensable la profesionalizacion de quienes tienen a su cargo y bajo su responsabilidad el patrimonio, el bienestar, la tranquilidad y la seguridad de toda una comunidad de copropietarios, podemos decir que se requiere un alto y especifico perfil.
Se debe entonces buscar un administrador con perfil gerencial, ejecutivo, con capacidades de direccion y administracion de recursos humanos, conocimientos especificos en contabilidad y administracion de propiedad horizontal, manejo y liderazgo de comunidades, amplio conocimiento del regimen laboral, y de la legislacion de propiedad horizontal, solucion de conflictos, etc.


FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR:
La ley 675 de 2001, define asi las funciones basicas para los administradores de propiedad horizontal: (Articulo 51)
1- Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobacion el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros. 2- Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto. 3- Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administracion, si lo hubiere. 4- Preparar y someter a consideracion del consejo de administracion las cuentas anuales, el informe para la asamblea general anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecucion presupuestal. 5- Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto. 6- Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectacion de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectacion, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal. 7- Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administracion, conservacion y disposicion de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal. 8- Cobrar y recaudar, directamente o a traves de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligacion de caracter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorizacion alguna. 9- Elevar a escritura publica y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona juridica. 10- Representar judicial y extrajudicialmente a la persona juridica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija. 11- Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administracion, segun el caso, por incumplimiento de obligaciones. 12- Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta Ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el consejo de administracion, segun el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas. 13- Expedir paz y salvo de cuentas con la administracion del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular. 14- Las demas funciones previstas en la presente ley y en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.
Otras funciones del administrador, que si bien no estan contenidas en la ley ni en muchos reglamentos, pero que nacen de su propia naturaleza, tienen que ver con la educacion de la comunidad, la permanente informacion respecto a temas como la convivencia, la seguridad, las normas legales, y en general todas las cuestiones que competan a la comunidad de copropietarios.
ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL:
Como representante legal, gerente y tesorero de la copropiedad, el administrador puede definirse como la primera autoridad civil de la comunidad de copropietarios o como el organo ejecutivo de la copropiedad. (La asamblea seria entonces el "poder legislativo) En consecuencia el administrador cuenta con atribuciones suficientes para utilizar los recurso humanos, los bienes, los recursos logisticos, y los fondos de la copropiedad, en beneficio y para el servicio racional de la misma, con ajuste a las leyes y reglamentos, pudiendo entonces tomar las medidas tendientes a garantizar el normal funcionamiento de la copropiedad, ordenar y ejecutar el gasto de acuerdo a un presupuesto aprobado por la asamblea, tomar las medidas necesarias para mantener en buen estado los bienes, equipos y edificaciones de la comunidad, etcetera. Teniendo en cuenta que la ley es muy clara al establecer las responsabilidades del administrador, ("Los administradores responderan por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona juridica, a los propietarios o a terceros. Se presumira la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitacion de sus funciones, violacion de la ley o del reglamento de propiedad horizontal" - Ley 675 de 2001, Articulo 50) es logico que se le deben respetar sus atribuciones, sin pretender "coadministrar" junto con el, a no ser que expresamente se asuma la responsabilidad de tal "coadministracion" y se le exonere de toda responsabilidad. No seria justo despojar al administrador de sus atribuciones dejandole con toda la responsabilidad, pues esta ultima nace precisamente de las primeras: Son las atribuciones y el poder de ejercerlas las que en definitiva generan unas obligaciones y una responsabilidad.
Como puede verse, no es sencillo conseguir un profesional que reuna todos los requisitos, y de conseguirse, seguramente sus honorarios seran de un alto rango, lo que no todas las copropiedades pueden costear.
La mejor alternativa es entonces, contratar una empresa especializada, lo que nos proporcionara todo un equipo de profesionales que estaran al servicio de la copropiedad: administradores, contadores, abogados, arquitectos, Ingenieros...
Ademas, las empresas especializadas reparten los costos entre muchos clientes, por lo que las tarifas finales son mas economicas en proporcion a la cantidad y calidad de los servicios que se obtienen.
Eso si, debemos cuidarnos de las empresas piratas, de las empresas improvisadas, de las "empresas de papel" ya que no ofrecen ninguna garantia, y escoger solo a aquellas de probada idoneidad, de reconocida trayectoria y que cumplan con todos los requisitos de ley.
Es muy mala politica y resulta muy costoso a mediano y largo plazo, tratar de economizar delegando la administracion en inexpertos e informales, que con sus errores pueden llevar a una copropiedad a la quiebra.
NOMBRAMIENTO, FORMA DE CONTRATO, GARANTIAS:
El nombramiento del administrador lo hace la asamblea general, excepto en aquellas copropiedades en las que existe el "consejo de administración" donde sera este quien haga el nombramiento, de acuerdo con el articulo 50 de la Ley 675 de 2001. Sin embargo, en nuestro concepto, esto no implica que no pueda la asamblea nombrarlo si asi lo desea. (Lea mas sobre este tema en "¿Quien nombra al Administrador?")
El presidente de la asamblea general, o el presidente del consejo, donde este organo exista, sera quien firme el contrato a nombre de la copropiedad. En este se deben fijar claramente las condiciones, especialmente en todo lo referente a honorarios, polizas, vigencia, etcetera.

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LEY 675 DEL 2001 DE PROPIEDAD HORIZONTAL

Ley-000675-2001
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EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: Atribuciones, Funciones, Incompatibilidades...Debido a la cantidad de lectores que nos ha escrito a la seccion de "Consultas" preguntando sobre las funciones del Consejo de Administracion, los requisitos para formar parte de este organo directivo, las incompatibilidades el Cargo, etc., presentamos hoy este articulo en el que tratamos de resumir todos los principales puntos respecto a este organo directivo.
Primero, debemos decir que la Ley 675 de Agosto 3 de 2001 se quedo un poco corta en lo referente a este aspecto, ya que en tres breves artículos (53°, 54° y 55°) resume los aspectos esenciales.
Dice la ley en el articulo 53° que las copropiedades de uso COMERCIAL O MIXTO integradas por mas de treinta (30) bienes privados, (Excluidos parqueaderos y depósitos) tendrán un "Consejo de Administración", integrado por un numero impar de tres o mas propietarios o sus delegados...
Lo anterior nos indica que solo es obligatorio el Consejo en las copropiedades de Uso Comercial o Mixto de treinta o mas bienes privados, siendo en todos los otros casos, como lo dice la misma ley, potestativo consagrar tal órgano de administración en el Reglamento de Propiedad Horizontal. También se deduce del articulo anterior, que no solo los propietarios podrán formar parte del Consejo, sino sus "Representantes", que suponemos son aquellos a quienes se delego la participación con poderes amplios y suficientes en la respectiva Asamblea General. Ello deberá tenerse en cuenta en aquellos casos en los que las copropiedades quieran evitar que los consejeros sean arrendatarios o personas ajenas a la copropiedad.
En cuanto a las funciones, el articulo 55°, dice: "Al consejo de administración, le corresponderá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal" lo que nos da a entender que finalmente tendrá que ser la comunidad, en su Asamblea General quien asigne las funciones al Consejo, cuidando eso si, de no atribuirle las que se otorgaron, en virtud de la misma ley, a la Asamblea General o al Administrador.
También deberá la Asamblea señalar algunos requisitos e incompatibilidades, puesto que no lo hace la ley, por lo que recordamos algunos aspectos dignos de tener en cuenta:

• El Consejo de Administración es el representante de la Asamblea General y el "puente" entre esta y el Administrador, por lo que su principal función es vigilar que se cumplan los preceptos de la misma.
  
• Los miembros del Consejo ejercerán su cargo "Ad Honorem" y cumpliendo una función social de servicio a la comunidad, por lo que actuaran siempre en función del bien común.
  
• Los representantes al Consejo de Administración deben haber observado siempre una conducta impecable y deben caracterizarse por su puntual y estricto cumplimiento de todas las normas del Reglamento.
  
• Los miembros del Consejo de Administración no pueden ser parientes del Administrador ni del Revisor Fiscal, ni tener negocios con ninguno de ellos, para garantizar la independencia y autonomía de cada uno de los organos de dirección y control.
  
• En consecuencia, tampoco podrán desempeñar ningún cargo remunerado en la copropiedad, simultáneamente con el ejercicio como consejeros, ni mucho menos como empleados de la administración
  
• Los miembros del Consejo deben actuar siempre en beneficio de la Copropiedad y no pueden aprovecharse de su investidura para reclamar privilegios o para beneficiarse directa o indirectamente de ella.
  
• Los miembros del Consejo deben mantener una absoluta imparcialidad en todos sus actos, dando a todos los copropietarios y residentes el mismo tratamiento, sin otorgar a nadie prebendas o privilegios y sin permitir que sus sentimientos, relaciones de amistad, simpatias o desafectos hacia otros miembros de la comunidad interfieran o influencien sus determinaciones.
  
• Los miembros del Consejo deben estar a paz y salvo por todo concepto con la comunidad, entendiendose que no pueden estar en mora con sus cuotas de aporte a las expensas comunes, cuotas extras, o cualquier otra obligacion decretada por la Asamblea o contemplada en el Reglamento.
  

En pocas palabras, los miembros del Consejo deben tener la Autoridad Moral suficiente para poder representar dignamente a la comunidad de copropietarios que los ha elegido

 EL PROYECTO DE PRESUPUESTO

La preparación del Presupuesto tiene ocupados en esta época a muchos copropietarios y administradores, por lo que vale la pena recordar algunos puntos esenciales y tener en cuenta las sugerencias de los expertos en el tema. La elaboración del Proyecto de Presupuesto es una función del Administrador, quien deberá presentarlo para su estudio al Consejo de Administración, que a su vez será quien lo presente a la Asamblea General de Copropietarios.

La Asamblea General es quien deberá dar su aprobación final a este presupuesto, que servirá para fijar las "Cuotas de Administración" o "Cuotas de Aporte a las Expensas Comunes". Todo lo referente a la elaboración, presentación, aprobación y aplicación del Presupuesto, se encuentra reglamentado en las ley de Propiedad Horizontal, (En Colombia, Ley 675 de Agosto 3 de 2001)) y en los Reglamentos de cada copropiedad.

PRINCIPIOS BÁSICOS: En el Presupuesto deben incluirse partidas o "Rubros" destinados a cubrir cada uno de los gastos en que incurrirá la copropiedad. Estas partidas están relacionadas con la Administración, Funcionamiento y Conservación, y agrupan "rubros" como Contabilidad, Vigilancia, Servicios Públicos, Mantenimiento, Reparaciones Locativas, Suministros, etc. El cálculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, por lo que su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un calculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como "Costos Fijos". Otros rubros, como los Servicios Públicos, (Electricidad, Acueducto, Teléfono, Gas) Suministros, (Papelería, Materiales de Aseo, Bombillos, etc.) Reparaciones Locativas, (Plomería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.) son "Costos Variables", y su calculo es un poco más complicado. Debemos tener en cuenta factores como tarifas o costos actuales, índice de Inflación esperada, necesidades específicas de la copropiedad, su edad, deterioro normal, vencimiento de garantías, y (Muy importante) el comportamiento histórico de estos Rubros, es decir el promedio del gasto en el pasado. Para ello, nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el "Estado de Resultados" (P. & G.) y en la "Ejecución Presupuestal". Una vez conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflación, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos así un cálculo bastante aproximado a lo que sera el gasto real.

 NO INFLAR EL PRESUPUESTO En algunas ocasiones, en su afan de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades de la copropiedad, algunos administradores (Incluyendo al Consejo y el Revisor Fiscal) pueden caer en el error de elaborar presupuestos "Inflados" o supervalorados, que dan como resultado un incremento exagerado de la cuota de administración, y generan inconformismo entre los copropietarios. Debe tenerse en cuenta que las Copropiedades son entidades "Sin animo de Lucro" y que los superávits, (Sobrantes) de los Ejercicios anteriores se pueden aplicar al presupuesto para reducir los incrementos en la cuota. Naturalmente es muy conveniente poseer un Fondo de Reserva que pueda usarse en casos de emergencia, y algunos rubros como "Imprevistos", que permitan asumir gastos no presupuestados, pero sin exagerar. 2°- ¡ NO QUEDARSE CORTO! Otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los costos reales, lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto demagógico o "político", podrá generar menos resistencia a la hora de ser revisado y aprobado por la Asamblea, pero terminará por agotar las reservas logradas anteriormente, dejará a la copropiedad indefensa ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generará Déficits que se traducirán en un mal servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo obras de mantenimiento, conservación o mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en las edificaciones, equipos y demas bienes comunales, depreciación de la propiedad, (Que es su inversión!) y desprestigio para la administración.

PUNTOS PARA RECORDAR: *- La copropiedad esta obligada a tener un seguro: En la actualidad se consiguen polizas que cubren incendio, terremoto, conmocion civil, asonada, explosion, actos malintencionados de terceros, responsabilidad civil, y otros muchos amparos. Estas polizas integrales diseñadas especialmente para las copropiedades, con precios modicos, permiten cumplir lo dispuesto en la ley, y dan tranquilidad a la comunidad. Incluya estos Seguros en su presupuesto. *- No trate de economizar contratando empresas piratas: Ademas del riesgo que eso siempre ha representado, ahora con las nuevas disposiciones legales la copropiedad y su administrador pueden recibir drasticas y millonarias sanciones. Investigue con la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, antes de contratar su vigilancia. *- Igualmente al contratar la Administración cuidese de las empresas "fantasmas", de los "improvisados", de los empiricos, y asegurese de contratar con una entidad seria, con suficiente experiencia COMPROBADA, con idoneidad y solvencia MORAL y MATERIAL. Para lograrlo, exija el Certificado de existencia y representación legal que expide la "Camara de Comercio", verifique las referencias, etc. *- Recuerde que la "Cartera Morosa" puede acabar con las buenas intenciones de cualquier administracion y convertirse en un grave problema si se deja avanzar: Es mejor pagar un poco mas por una Administracion profesional, que pueda ofrecer asesoria juridica, acceso a las bases de datos, (COVINOC, DATACREDITO, etc. ) y que no tenga compromisos con ninguno de los copropietarios, que pretender ahorrar delegando la administracion en empiricos o en residentes que seguramente tendran graves dificultades para cobrar a tiempo y como es debido.

PRESENTANDO EL "PROYECTO DE PRESUPUESTO"...... Si usted forma parte de los Organos Administrativos de una copropiedad, recuerde que no todos los copropietarios están familiarizados con estos principios ni conocen los mecanismos empleados para fijar las Cuotas de Administración. Por eso, usted encontrará resistencia a cualquier incremento, por justificado que sea, y se enfrentará a argumentos empíricos, poco solidos y a veces francamente infantiles, como este: "Por que en el Edificio "XXX", donde vive mi madre, (o Hermana, Tio, Amigo, etc) pagan Muchíisiiiisimo menos administración que aqui, siendo que el conjunto es Muchísimo mas grande que éste" ???? !!!!!! Para enfrentar estas situaciones, sea didáctico. Destine unos minutos para explicar a la Asamblea, (Antes de presentar el Proyecto de Presupuesto) los principios fundamentales de la Propiedad Horizontal, la forma en que se elabora el presupuesto, los criterios que se tienen en cuenta para ello, los factores que inciden en el valor de la Cuota, etc. Si Usted lo hace bien, (Cosa que no dudamos) posiblemente deje sin "argumentos" a la oposición. (Si a pesar de ello algún despistado le hace la pregunta anterior, tomese otros minutos para recordarle que el edificio "XXX" donde vive la madre, (Hermana, tio, Amigo,etc) tiene 400 apartamentos, (no los 20 que tiene su edificio) por lo que los gastos se reparten en una proporción "ligeramente" diferente. Recuerdele además, que el Edificio "XXX" no tiene ni piscina, ni sauna, ni ascensores, ni campo de golf, y que está ubicado en una zona de estrato 2. Al final, despues de la reunión, invitele a un café y trate de consolarlo del "Oso" en aras de la buena convivencia....) Recuerde ademas, que la ley exige que el proyecto de Presupuesto sea anexado a la Citación de la Asamblea, (Quince días antes de su realización) y acompañelo con información suficiente, como unas notas de sustentación y cuadros o gráficos comparativos que muestren las variaciones en cada uno de los rubros, entre el presupuesto pasado y el nuevo proyecto. Así facilitará su comprensión y análisis y reducirá el tiempo de debate en la reunión.

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El consejo de administración

Hay que recordar que los consejos de administración existían antes de la Ley 675 de 2.001, pero a nivel de estatutos, pues la Ley 182 de 1948 y la 16 de 1985, no hablaban de su existencia. A partir de la nueva Ley de la propiedad horizontal, se crea la figura del Consejo de Administración.

En el Capitulo XII, artículo 53 de la Ley 675 de 2.001 dice:

ARTÍCULO 53. OBLIGATORIEDAD. Los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, tendrán un consejo de administración; integrado por un número impar de tres (3) o más propietarios de las unidades privadas respectivas, o sus delegados. En aquellos que tengan un número igual o inferior a treinta (30) bienes privados, excluyendo parqueaderos y depósitos, será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.
Para edificios o conjuntos de uso residencial, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.

Con esto se resalta:

Que el consejo de administración sólo es obligatorio en copropiedades comerciales o mixtas con más de 30 unidades privadas excluyendo parqueaderos y depósitos.

Sólo es posible tener consejo de administración en copropiedades residenciales, si supera más de 30 unidades privadas excluyendo parqueaderos y depósitos, siempre y cuando el reglamento de propiedad horizontal lo determine.

Para ser consejero se debe ser propietario o tener poder de delegación, en el que se especifique el poder recibido para ser consejero. De ahí que las personas que se postulan con el poder común que reciben para participar en las asambleas, no es específico para postularse como Consejero.

La ley no obliga que el consejero debe estar a paz y salvo por concepto de administración, pero muchos reglamentos de propiedad horizontal sí establecen la morosidad como una restricción para ser consejero. Es decir que esto depende de cada copropiedad.

Por otra parte en su artículo 54 de la misma ley dice:

ARTÍCULO 54. QUÓRUM Y MAYORÍAS. El consejo de administración deliberará y decidirá válidamente con la presencia y votos de la mayoría de sus miembros, salvo que el reglamento de propiedad horizontal estipule un quórum superior, con independencia de los coeficientes de copropiedad.

Por lo anterior los consejeros siempre deben estar conformados por números impares, para que siempre existan mayorías en toda decisión. Pero nunca deben estar integrados por menos de tres. De todos modos el reglamento puede establecer el número mínimo de consejeros, por lo que hay que revisar siempre el reglamento de propiedad horizontal para no incurrir en errores de quórum.

En cuanto a las funciones, el artículo 55 se estipula:

ARTÍCULO 55. FUNCIONES. Al consejo de administración le corresponderá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal.

Lo que nos da a entender que finalmente tendrá que ser la comunidad, en su Asamblea General quien asigne las funciones al Consejo; cuidando eso sí, de no atribuirle las que se otorgaron en virtud de la misma ley a la Asamblea General o al Administrador.

Algunos aspectos que se deben tener en cuenta para el consejo:

Si bien es cierto que el presidente del Consejo firma el contrato con el administrador, esto no quiere decir que el Presidente del Consejo sea el jefe directo del administrador.

El presidente del consejo preside sobre el consejo, no sobre el administrador. Por lo tanto las solicitudes y determinaciones del consejo deben constar en actas, para que el administrador tenga un soporte de lo decidido y gestione, tiempo rey, cuando sea en concordancia con la ley y el reglamento.

El consejo de administración, toma determinaciones “necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines de acuerdo con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal” (Art. 55 de la ley 675 de 2001).

El administrador no hace parte del consejo, pues sus reuniones, deliberaciones y votaciones no requieren de la participación del administrador. Mas es importante que el administrador pueda rendir un informe mensual de su gestión.

El consejo debe establecer políticas de contratación, que permitan transparencia en las contrataciones, establecer términos de referencia y evitar llevar propuestas propias que den apariencia de beneficio personal o algún tipo de comisión, bonificación o cualquier tipo de compensación.

La función de fiscal dentro del consejo, no sólo aplica para fiscalizar al consejo. El fiscal de la copropiedad fiscaliza al consejo, al administrador y a la asamblea, por lo que no debe ser miembro del consejo ni tomar parte de las determinaciones.

El consejo debe ser ejecutivo, no tener reuniones extensas o eternas, que no llevan a ningún lado. Deben programar sus reuniones ordinarias, establecer una hora de inicio y de finalización, establecer normas de participación y tiempos de toma de la palabra.

El Consejo debe buscar la forma de trabajar en equipo con el administrador, establecer las necesidades de la copropiedad, crear planes de trabajo, hacer un acompañamiento y seguimiento a estos planes en las reuniones ordinarias.

Deben elaborar su propio reglamento, sobre todo de lo que no esté en la ley ni en el reglamento de propiedad horizontal, para que de este modo puedan funcionar más claramente y sin discusiones.

No debe extralimitarse de sus funciones, es decir no tomar las determinaciones que le corresponden a la Asamblea General, ni hacer las funciones que le corresponden al administrador de acuerdo con lo establecido en el artículo 51 de Ley 675 de 2001, ni las funciones relacionadas en el reglamento de propiedad horizontal. 

No debe exigirle al administrador actuar en contravía de la ley de reglamento de propiedad horizontal, por lo que debe ser un conocedor de la ley y del reglamento. Si es necesario debe usar su primer mes para capacitarse en propiedad horizontal y no chocar con el administrador y el revisor fiscal.

No debe permitirse caer en discusiones, insultos o conflictos que afecten el buen ambiente y respeto de sus reuniones.

Los miembros del Consejo deben mantener una absoluta imparcialidad en todos sus actos, dando a todos los copropietarios y residentes el mismo tratamiento, sin otorgar a nadie prebendas o privilegios y, sin permitir que sus sentimientos, relaciones de amistad, simpatías o desafectos hacia otros miembros de la comunidad, interfieran o influencie en sus determinaciones.

Los miembros del Consejo deben estar a paz y salvo por todo concepto con la comunidad, entendiéndose que no pueden estar en mora con sus cuotas de aporte a las expensas comunes, cuotas extras, o cualquier otra obligación decretada por la Asamblea o contemplada en el Reglamento; de no estarlo dejarían de ser un ejemplo comunitario y le estaría exigiendo imparcialidad al motear determinaciones y políticas de acción para recuperar la cartera.

La ley permite que la asamblea faculte al Consejo para nombrar al Comité de convivencia, esto no quiere decir que el Consejo pueda ser el mismo Comité de convivencia, pues muchas veces los conflictos se presentan entre los propietarios o residentes y el consejo de administración.

La ley no restringe la posibilidad de que los consejeros reciban remuneración por sus servicios comunitarios prestados, mas en la mayoría de los reglamentos de propiedad horizontal se dice que ésta gestión se hace ad honorem.

Si bien es cierto que el consejo de administración puede ayudar a regular y controlar el giro de dineros, mediante firmas autorizadas en las cuentas bancarias de la copropiedad, esto no les da función o título de tesoreros, pues el único tesorero es el administrador.

Un consejo debe cuidarse de confundir la relación laboral con el administrador y la relación por prestación de servicios. Pues cuando se exige el cumplimiento de horarios, y hay una subordinación directa sobre el administrador, así como una contraprestación, por más contrato de servicios firmado, se transforma en un contrato laboral, y después llegan las demandas.

Algunos consideran que participar como consejeros es una tarea desagradecida, pero lo cierto es que alguien tiene que hacerlo, para defender y valorizar sus propiedades privadas.

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No pagar la cuota de administración de un inmueble ubicado en una Propiedad Horizontal, puede dar derecho a terminar el contrato de arrendamiento si lo está, bien por parte del arrendador o por parte del arrendatario, según el caso.

​Inmuebles arrendados en copropiedad, quién es el responsable de pagar ¿arrendador o arrendatario?Sin lugar a dudas, el responsable para todos los efectos ante la copropiedad (Edificio o Conjunto) es el dueño del inmueble, pero es muy común que en el contrato de arrendamiento celebrado entre el dueño del inmueble y el arrendatario, se establezca que uno otro la pague, por ejemplo: que el inquilino pague todos los meses directamente ante la administración del Edificio o Conjunto el valor de la Cuota de Administración.
Pero a pesar del anterior ejemplo, así el inquilino sea el encargado de pagar la Cuota de Administración, si el inquilino no paga, sigue siendo el dueño del inmueble el responsable, veamos la siguiente norma:
Ley 675 de 2001, artículo 79 Parágrafo. …“En todo caso el copropietario de cada inmueble responderá solidariamente por todas las obligaciones ordinarias y extraordinarias y por las sanciones pecuniarias impuestas a los moradores de su inmueble.”
De tal manera que sanciones por ejemplo como el cobro de intereses o el inicio de un cobro judicial por la mora, que conlleva gastos judiciales, honorarios, intereses, etc., siempre será responsable por solidaridad el dueño del inmueble, así sean por culpa de inquilino.
Si se acordó que el inquilino pague la administración y no lo hace se le puede terminar el contrato de arrendamientoSi en el contrato de arrendamiento se acordó que el inquilino pagara directamente a la Administración de la Propiedad Horizontal la Cuota de Administración y no lo hace cumplidamente, esto es una causal para que el dueño del inmueble termine con justa causa el contrato de arrendamiento y pueda cobrar las indemnizaciones del caso y los daños causados.
Si quien debe pagar la Cuota de Administración es el dueño e incumple ¿Qué puede hacer el inquilino?Si eso sucede, quien puede empezar a sentir las presiones y las sanciones, será directamente quien ocupa el inmueble pues en su calidad de arrendatario, es quien todos los días usa determinados bienes comunes y será a éste y su familia a quien le prohibirán su uso, como por ejemplo piscinas, salones sociales, etc.
De tal manera que así como podría el inquilino pagar dicha Cuota y descontarla del arriendo para que le restablezcan los servicios que le han suspendido en el Edificio o Conjunto por culpa del dueño del inmueble, perfectamente podría rescindir el contrato de manera unilateral o sea, darlo por terminado por culpa del arrendador (dueño) quien ha incumplido en su deber de pagar la Cuota de Administración si así quedó establecido en el contrato su responsabilidad de pagarla y de paso, cobrarle las indemnizaciones que se hayan fijado en el contrato.
Recordemos qué es la Cuota de Administración  Como lo explicamos ampliamente en nuestro editorial Cuotas de Administración en Copropiedades, dichas cuotas tienen como finalidad cubrir gastos de la colectividad como es la contratación de empresas de vigilancia y seguridad para las zonas comunes internas y externas de la copropiedad; los servicios públicos de las zonas comunes como pasillos, escaleras, parqueaderos, zonas verdes, porterías, muros externos, etc.; al igual que a los trabajadores que hacen mantenimiento y reparación de daños en zonas comunes, como jardineros, electricistas, ascensoristas, plomeros y aseadores; y para la reserva del Fondo de Imprevistos.
De tal manera que la mora, afecta a la totalidad de habitantes y trabajadores del Edificio o Conjunto.

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